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In the Office


Unit 9 - In the Office

Step 1

Open Office 

Nowadays if you work in an office you probably work on a computer most of the day. As a matter of fact, a great number of activities that used to be performed with different devices can now all be done with a computer. For example: writing, sending, and filing letters or reports, issuing invoices, noting andlooking up one’s appointments or expiry dates in the electronic diary, using a calculator.

 

But of course, this does not mean that you can do without general paperwork entirely. Official documents must be printed on paper and often stamped so you still need to keep paper files and arrange them in a filing cabinet. It is often a good idea to keep an in-tray on your desk for in-coming letters or orders and a notice board with all important notices that may, from time to time, be circulated in the office.

 


Glossary

arrange: metterli
As a matter of fact: Di fatto
be circulated: essere fatti circolare
calculator: calcolatrice
desk: scrivania
devices: strumenti
expiry dates: le date di scadenza
filing cabinet: armadietto
filing: l'archiviazione
general paperwork: lavoro d'ufficio su carta
in-coming letters or orders: lettere o ordini in arrivo
in-tray: contenitore della posta in arrivo
issuing invoices: l'emissione di fatture
looking up one's appointments: controllare gli appuntamenti
notice board: bacheca
noting: prendere appunti
Nowadays: Oggigiorno
printed: stampati
stamped: timbrati
used to be performed: che una volta erano svolte
work on a computer: lavori con il computer

Translation

Oggigiorno se lavori in un ufficio probabilmente lavori con un computer quasi tutti i giorni. Di fatto, un gran numero di attività che una volta erano svolte con strumentidifferenti possono oggi essere eseguite tutte con un computer. Per esempio: la scrittura, l'invio e l'archiviazione di lettere o rapporti, l'emissione di fatture, prendere appunti e controllare gli appuntamenti di qualcuno o le date di scadenza nell'agenda elettronica, usando un calcolatore. Ma naturalmente, questo non significa che si possa completamente fare a meno del lavoro d'ufficio su carta. I documenti ufficiali devono essere stampati su carta e spesso timbrati; perciò c'è ancora bisogno di tenere archivi cartacei e metterli in un armadietto. E' spesso una buona idea tenere un contenitore della posta in arrivosulla scrivania per le lettere o per gli ordini in arrivo ed una bacheca con tutti gli appunti importanti che possono, di volta in volta, essere fatti circolare in ufficio.



Exercises

 

- Reading Comprehesion 1

- Vocabulary Check 1

- Mixed Words 1


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Unit 9 - In the Office

Step 2

On the phone 

 

Another activity that probably takes up a lot of your time is talking on the phone. You may have tocall customers or suppliers or even ring your colleague at his extension, if you need urgentinformation. Another possibility now is to have conference calls with several people at the same time, all of whom are in different countries. This can be an excellent way of saving time and money, though in most cases people still prefer to meet face to face.

 

In the UK you don’t usually have a proper lunch break, like you still do in other European countries. People tend to have a sandwich or a light lunch without even leaving the office. Most offices have hot drink and snack dispensers or kettles so you can have coffee or tea breaks during the day. Office hours in the UK are usually from 9 o’clock in the morning to 5 o’clock in the afternoon.


Glossary

call customers: chiamare i clienti
coffee or tea breaks: pause per il caffé o per il té
conference calls: telefonate collettive
extension:
interno telefonico
hot drink:
bevanda calda
kettlers: scalda acqua
lunch break:
pausa pranzo
meet face to face:
incontrarsi faccia a faccia
Office hours:
L'orario d'ufficio
ring:
telefonare
snack:
spuntino
suppliers:
fornitori
talking on the phone: parlare al telefono

Translation

Un'altra attività che probabilmente richiede molto tempo è parlare al telefono. Potresti dover chiamare i clienti o i fornitori o perfino telefonare ai colleghi al loro interno telefonico se hai bisogno di informazioni urgenti. Un'altra possibilità adesso è di fare telefonate collettive a più persone in contemporanea, ciascuna delle quali in un paese diverso. Questo può essere un modo eccellente per risparmiare tempo e denaro, anche se in molti casi le persone preferiscono ancora incontrarsi faccia a faccia. Nel Regno Unito di solito non si fa una vera e propria pausa pranzo, come si fa ancora in altri paesi europei. Le persone preferiscono consumare un panino o un pranzo leggero senza nemmeno lasciare l'ufficio. La maggior parte degli uffici ha distributori di bevande calde o spuntini, o bollitori, così si possono fare pause per il caffé o per il té durante la giornata. Gli orari di ufficio nel Regno Unito sono di solito dalle 9.00 di mattina alle 5.00 di pomeriggio.

Exercises

 

- Reading Comprehesion 2

- Vocabulary Check 2

- Mixed Words 2

- Making Questions


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